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函作为公文中惟一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛。在行文方向上,不仅可以在平行机关之间行文,而且可以在不相隶属的机关之间行文,其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面,它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外,也可以向有关主管部门请求批准事项,向上级机关询问具体事项,还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项,以及上级机关催办下级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外,函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。

函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。

华鑫杭州翻译公司是一家高端专业翻译服务机构,我们专注于信函翻译,对于信函翻译我们不仅要求翻译语言精准,还要在专业术语上达到法律级别上的专业水准,我们的信函内容翻译译员都是经验丰富的法律类译员并长期从事翻译工作,翻译后由我们的翻译项目经理或资深的审译员进行多次的审查和校对,以确保用词严谨,表达清楚,逻辑性强,务必使得信函内容翻译不会产生歧义。我们的使命就是为您扫除语言和文化障碍,成为您全球化道路上值得信赖的合作伙伴。

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按应用范围分,有商洽函、答询函、请批函、告知函。

商洽函 :这类函在平行机关或不相隶属机关之间相互协商或联系工作时使用。商洽性函较多地用在商调人员、联系工作或处理有关业务性、事务性事项等时使用。这类函的正文通常由商洽原由(发函的原因)和商洽事项两个部分组成。商洽事项有时还特别写清对受文的要求与希望。

答询函:答询函包括询问函和答复函。用于机关或部门之间相互询问和答复问题。有些不明确问题向有关机关和部门询问,用询问函;对有关部门所询问的问题作出解释答复,用答复函。询问函不包括以商洽工作、请求主管部门批准为主而附带有要求回答的函。否则,答询函与商洽函、请批函就会混淆起来。另外,下级机关答复上级机关的询问,如涉及的内容重大,应以“报告”行文,不宜用“函”。 这类函的正文一般了包括询问原由和询问内容两部分组成,询问的原由可以是原因,也可以是目的。有的便函还可以连询问的原由不必写明,只要求对方机关就某方面规定答复即可。

请批函:用于向有关主管部门请求批准事项。请批函与请求有所区别:向上级机关请求批准,用请示;向不相隶属机关 ( 包括同级机关 ) 的有关主管部门请求批准,用请批函。

告知函:告知函亦称通报函,是将某一活动或事项告知对方。这种函,类似于知照性通知,由于没有隶属关系,用“通知”不妥,所以宜用“函”。另外,告知函不要求对方回复。 例: 《 ×× 省人民政府办公厅关于 ×× 省人民政府驻福州办事处更名的函》

二、按行文方向分,有发函、复函。发函也称去函、问函,是本机关主动向对方去函的。复函也叫回函,是指回复询问或批准事项等的函。复函既回复对方的询问,也回复对方来函所商洽的事项,还回复对方请批函中所提出的回复请求。复函与批复不同,批复是下行文,是对下级机关的请示表明态度;复函是平行文,只是对不相隶属机关的来函作出回复。

三、按内容的轻重分,有公函与便函。

公函:公函的内容比较重要,行文郑重,具有完整的公文格式。

便函:大多用于一般的事务性工作,没有完整的公文格式,只有上款和下款;可以用公用信笺,不使用版头,不列函件标题与发文字号;可以加盖公章,也可以个人署名+。便函一般不归档,但是便函仍用于公务,不是用于私事的私函。



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